Si trabajas en una oficina y pasas la mayor parte del tiempo frente a un computador y/o teléfono, y sientes que aunque tienes miles de cosas pendientes no logras concluir algo útil, entonces tal vez sea hora de buscar a quién culpar, o dedicarte a algún oficio diferente, o huir despavoridamente gritando y agitando los brazos mientras dejas atrás la bomba de tiempo a punto de estallar (figurativamente hablando, por supuesto).
Claro que existe también la posibilidad de buscar mejorar tu rendimiento y reducir la frustración, simplemente aprovechando mejor el tiempo o reduciendo el tedio de las tareas repetitivas del día a día.
¡Así que no busques más! ¡Sigue estos simples consejos y observa como tu productividad se dispara al cielo! Satisfacción garantizada o te devolvemos tu dinero. Claro que como no pagaste nada, tampoco esperes que realmente te vayamos a devolver algo.
Disclaimer: Nada de lo aquí escrito constituye una idea original mía. Todo esto ya fue dicho, pensado o publicado por alguien más. Tal vez viole un buen número de leyes de autor en el proceso. Si consideras que robé tu idea y por mi culpa no te estás haciendo millonario, simplemente deja un comentario en este post y tomaré las acciones pertinentes. O no. Por otro lado deberías considerar que solo alguien con un problema mental muy serio pensaría que puede hacerse millonario presentando estas ideas como suyas.
1. Minimizar la multi-tarea
Pregunta rápida: Digamos que tienes dos tareas pendientes, y que finalizar cada una toma una hora. ¿Cuánto tiempo tomará terminar la primera tarea y luego empezar y terminar la segunda?
Respuesta: Alrededor de dos horas (duh). Bastante obvio, ¿no?
Ahora alteremos ligeramente el escenario. Digamos que empiezas las dos tareas al mismo tiempo y las trabajas en paralelo. ¿Cuánto tiempo tomará esta vez finalizar ambas tareas?
Respuesta: Aproximadamente tres horas.
¿Que qué?
Así como lo ves, el cambiar constantemente de tareas cuando queremos abarcar más de una al mismo tiempo impone una penalidad en forma de tiempo perdido y ganancia en frustración.
Jeff Attwood recopiló una buena cantidad de fuentes interesantes en relación a la pérdida de productividad consecuencia del cambio de tareas. Personalmente me gustó el gráfico extraído del libro Quality Software Management: Systems Thinking, por Gerald Weinberg, que claramente refleja la pérdida de productividad a medida que se emprenden más y más tareas en paralelo:
Según esta tendencia, tres proyectos al mismo tiempo son suficientes para perder más tiempo cambiando entre tareas que de hecho haciendo algo útil para terminar cada una de ellas.
Moraleja: En la medida de lo posible, intenta dedicar bloques completos de tiempo a cada tarea. Si estás tratando de terminar algo importante y el teléfono suena constantemente o te escriben por Messenger o te llegan correos como disparados por una ametralladora, pues cierra todo y concéntrate en la tarea en mano. Luego te enterarás a qué se debía todo el escándalo. A menos claro está que el edificio se esté incendiando, en cuyo caso deberías abandonar inmediatamente tu puesto en cuanto el piso se empiece a calentar.
No faltará quien opine que las mujeres sí pueden hacer múltiples cosas al mismo tiempo, todas con la misma habilidad y precisión. Permítanme decirles que al parecer es cierto: Las mujeres son mejores en multi-tarea que los hombres. Aún así existe la penalidad por cambiar constantemente entre una cosa y otra, así que si sientes que la concentración se te está escapando, no vaciles en dejar todo lo demás de lado para dedicar bloques razonables de tiempo a los asuntos más importantes.
2. No perder el tiempo organizando
En los días mozos de la computación personal podíamos guardar todos nuestros documentos electrónicos en un diskette de 5.25" de baja densidad, con nombres de 8 caracteres, y nos sobraba espacio para Wordstar o Lotus 1-2-3 (los abuelos sentimentales de Word y Excel).
Mucho mucho tiempo después vinieron los Windows con sus nombres largos y sus carpetas "Mis documentos", y las cosas se empezaron a complicar. Ya para este entonces los discos duros eran la norma e incluso los gigantes de 1 o hasta 2 GB no resultaban extraños. Podíamos tener muchísima más información en una variedad también mucho más amplia de formatos. Seguramente cargábamos archivos de texto plano, y documentos de texto enriquecido, y por supuesto archivos del abanico de formatos que manejaba Office, y probablemente incluso archivos multimedia (no estoy seguro si antes del mp3 la gente escuchaba música en sus computadores).
Para lidiar con el volumen de información, solíamos crear jerarquías de carpetas y colocábamos los archivos de forma organizada en la categoría que le correspondía.
Con el pasar del tiempo la filosofía de directorios jerárquicos ha demostrado tener sus deficiencias cuando tenemos demasiada información. ¿Dónde dejé mi currículum? ¿Lo coloqué en "c:\Mis documentos\personales\huir del trabajo actual"? ¿O tal vez en "d:\office\archivos de word\importantes"?
En la actualidad, los buscadores de escritorio (también conocidos como indexadores de archivos) han vuelto irrelevante el tema de organizar archivos en carpetas.
Stephen Manes, uno de los editores adjuntos a PC World, escribe en su artículo de Febrero de 2008:
"Tampoco voy a emplear mucho tiempo organizando mis notas. Gracias al software de X1 para realizar búsquedas en el escritorio, puedo recuperar y revisar rápidamente datos que están tan desorganizados como mi escritorio. Como con las transcripciones, usar el software de indexación ejemplifica la Tercera Ley de Manes: Nunca se comprometa a gastar montones de tiempo o dinero ahora para ahorrarse posiblemente una pizca de tiempo o dinero después."
Este tipo de herramientas usualmente corre tras bambalinas recorriendo todos los directorios de nuestras máquinas y registrando los archivos en un índice para que sea más fácil localizarlos después. Con productos como X1, la búsqueda de hecho es instantánea: a medida que se pulsan las teclas se van ubicando los archivos que contienen el texto buscado. La mayoría de los indexadores maneja los formatos más populares, e incluso son capaces de buscar dentro de archivos comprimidos.
Yo he probado varias herramientas de búsqueda de escritorio y mi favorita es sin duda X1, que antes era gratis y ahora es paga. Si no quieres (o no puedes) desembolsar los US$ 50 que cuesta, puedes probar con Copernic (gratis para uso no comercial) o Google Desktop (un poco pesado en consumo de recursos la última vez que lo revisé).
Independientemente de la herramienta que elijas, es fundamental contar con un buen indexador de archivos en tu computador. El poder encontrar un correo o un archivo enterrado en algún obscuro directorio en segundos en lugar de horas de trabajo arqueológico se traduce rápidamente en una propulsión a la productividad.
3. Mantener limpia la bandeja de entrada
En principio este punto parece contradictorio con el anterior, pero existe un efecto psicológico en mantener libre de elementos al menos este espacio particular. Para muchos, el correo electrónico se vuelve el medio principal de comunicación (las personas con las que intercambio el mayor volumen de correos trabajan todas a menos de 5 metros a mi alrededor). Por tanto, todas las inquietudes o solicitudes o reclamos o sugerencias u observaciones se convierten comúnmente en correos que van a parar al mismo sitio: La bandeja de entrada.
El hecho de entrar a nuestro cliente de correo y ver de inmediato una cantidad absurda de elementos en la bandeja de entrada es agobiante y deprimente en el mejor de los casos. Por el contrario, cuando finalmente logramos responder un mensaje y archivar el correo original lejos de la bandeja de entrada y de nuestra vista el efecto es, cuando menos, gratificante.
Así que la mejor forma en combatir la depresión consiste en aplicar algún tratamiento a cada elemento de la bandeja de entrada y descartarlo de inmediato. Lo cual no quiere decir que borremos arbitrariamente todos los correos nuevos sin tomar acción. Lo que haremos será analizar por un espacio no mayor a cinco segundos la clase de tratamiento que destinaremos a cada mensaje.
En el blog zen habits describen magníficamente una estrategia para mantener limpia la bandeja de entrada. A continuación resumo que considero resaltante de ese post (vale la pena leerlo todo):
- No revisar el correo como primera actividad de la mañana, ni mantener el cliente corriendo todo el tiempo. Es mejor empezar el día haciendo algo productivo, y luego revisar correos a intervalos, (cada hora, cada dos horas, dependiendo del volumen de información recibida).
- Cuando se revisen correos, deberá tomarse acción y descartar los mensajes uno a uno y de inmediato. Correo basura para la papelera. Correos muy largos a la carpeta POR LEER. Mensajes que requieren acción a la lista de TAREAS PENDIENTES. Mensajes que requieren respuesta corta se responden de inmediato. Asuntos que requieren acción de un tercero a la lista de ESPERA.
- Finalmente debe archivarse cada mensaje cuando se le ha aplicado algún tratamiento. La forma más simple: moverlo a una carpeta ARCHIVO. Con esto mantenemos nuestra bandeja de entrada limpia y reluciente, y nuestros ánimos altos.
Es importante que en lo posible respondamos la gran mayoría de los correos con al menos algún tipo de confirmación de que lo recibimos y lo estamos analizando o estudiando o evaluando (la selección del verbo queda a juicio del lector) aunque no sea cierto. Es frustrante enviar un correo y no enterarse por un par de semanas si la otra parte está haciendo algo con él. Responder de inmediato de esta forma debería ayudar también a elevar los ánimos del remitente.
4. Aplicar el enfoque adecuado a cada situación
A continuación algunas perlas de sabiduría popular:
- Cuando todo lo que tienes es un martillo, todo lo que ves son clavos.
- KISS! (Keep It Simple, Stupid!, en español sería Mantenlo Simple, ¡Estúpido!).
- Recuerda la pizza.
El primero es bastante obvio: tenemos la herramienta o técnica o estrategia que nos ayudó a resolver un problema en algún momento, y de allí en adelante es lo único que utilizamos para solucionar el resto de problemas que se nos presenten en la vida. Ciertamente tiene sentido esta tendencia: A medida que nos empapamos más y más en el uso de la misma herramienta nos volvemos más ágiles con ella y podemos solventar un razonable abanico de situaciones con relativa eficiencia.
El problema es que con el tiempo nos cegamos a soluciones mucho más adecuadas, dejamos de aprender y empezamos a ver el mundo en función de la única herramienta que conocemos. Corremos el riesgo de enfrentarnos a una situación que definitivamente no podemos manejar con nuestros limitados medios, y nuestra ruina es inminente.
La solución: Utiliza la herramienta adecuada para cada tipo de problema,
aunque esto genere inicialmente un impacto negativo en nuestro rendimiento. Cuando aprendamos a sacarle provecho, no solo ganaremos en pericia sino que ampliaremos nuestro rango de posibilidades y por ende estaremos mejor preparados para cualquier situación enfrente de nosotros.
El segundo punto también es obvio: con todo lo demás igual, la solución más simple debería ser la más recomendable. Soluciones complejas suelen ser más propensas a errores o sensibles al entorno, por lo que cualquier mínima perturbación puede desencadenar una catástrofe. Un enfoque simple generalmente resulta más fácil y rápido de aplicar, mantener, estudiar y enseñar.
Como todo en la vida, existe un límite para la simplicidad. Sobresimplificar una situación es contraproducente cuando obviamos aspectos fundamentales del problema que pudiesen afectar radicalmente el comportamiento del mismo. Digamos que debemos mantener siempre el buen juicio al estudiar las posibles alternativas, y que si las condiciones lo permiten, nos inclinamos por lo simple y ágil.
El tercero no es un adagio. Ni siquiera es un mal chiste. Simplemente se trata de un recordatorio de que debemos pensar siempre en la imagen completa y avanzar hacia el objetivo en lugar de deambular por la periferia inmersos en los detalles.
¿Por qué la pizza? Porque es fácil de recordar. Y porque me gusta mucho. Si no te gusta, ve y escribe tu propio blog.
En fin, el punto es que a veces nos desviamos de nuestro objetivo
inicial porque intentamos una alternativa que no nos conduce a ningún lugar sino que destapa una cantidad de asuntos fastidiosos uno detrás de otro que consumen más y más tiempo, como si se tratase de una muñeca matryoshka infinita (una de esas muñecas rusas que se guardan una dentro de otra cada cual más grande que la anterior).
¿En qué estaba? Ahh sí. No desviarse del objetivo. Creo que no necesito un ejemplo más elaborado para explicar mi punto. Y aún si lo necesito tampoco se me ocurre ninguno en este momento. Así que ahí tienen.
5. Ignorar las listas de consejos arbitrarios en la web
Por supuesto este consejo no aplica a esta lista. Pero sí a las demás. Más peligroso que no saber es saber poco y utilizar mal el conocimiento. Usualmente las listas intentan condensar mucha información en unos pocos ítems, y el mensaje pierde fuerza al igual que detalle.
Lo único absoluto es que todo es relativo. Excepto la velocidad de la luz. Esa sí parece ser absoluta. Creo. No estoy seguro. Como sea.
Lo que quiero decir es que puedes seguir una lista de consejos y terminar con el efecto opuesto al buscado. Reducir la productividad en vez de aumentarla. Resultar repulsivo en vez de atractivo a las personas del sexo de interés. Y así sucesivamente.
En resumen: lee todo, asimila lo que quieras y desecha el resto, siempre de forma analítica y con cabeza fría. Y si metes la pata no vengas reclamando que fue culpa mía. Yo lo advertí. Hasta la próxima.